ห้าสิ่งที่บริษัทบริการมักลืมก่อนวันตรวจภายใน

หลายบริษัทบริการเตรียมงบและนโยบายไว้ดี แต่พอถึงโต๊ะตรวจกลับหาหลักฐานการส่งมอบงานไม่เจอ บทความนี้สรุปห้าจุดที่พบซ้ำ ๆ

1. บันทึกการส่งมอบงานที่ไม่มีลายเซ็นลูกค้า

ใบจบงานที่พิมพ์จากระบบแต่ไม่มีผู้รับรอง ทำให้ผู้ตรวจสอบตั้งคำถามถึงการควบคุมรายได้ทันที ควรเก็บสำเนาที่มีลายเซ็นหรืออีเมลยืนยันจากลูกค้าไว้คู่กัน

2. สัญญาบริการที่หมดอายุแล้วยังใช้งาน

ทีมขายต่อสัญญาด้วยวาจา แต่แฟ้มสัญญาไม่ถูกต่ออายุ ข้อค้นพบประเภทนี้แก้ได้ก่อนวันตรวจหากมีรายการทบทวนสัญญาทุกไตรมาส

3. การมอบหมายผู้ตอบคำถามไม่ชัด

เมื่อผู้ตรวจสอบถามเรื่องการจัดคิวงานบริการ ทุกคนหันไปมองกันเอง การกำหนดผู้พูดหลักต่อประเด็นช่วยลดความสับสน

4. นโยบายกับการปฏิบัติจริงไม่ตรงกัน

นโยบายบอกว่าต้องมีหัวหน้าทีมอนุมัติส่วนลด แต่หน้างานให้พนักงานอนุมัติเอง ควรปรับนโยบายหรือปรับวิธีทำงานก่อนวันตรวจ ไม่ใช่แก้คำตอบหน้าโต๊ะ

5. ไม่มีดัชนีแฟ้มหลักฐาน

กองเอกสารครบแต่หาไม่เจอในเวลาที่ถูกถาม เท่ากับยังไม่พร้อม ดัชนีสั้น ๆ ตามหัวข้อตรวจสอบช่วยได้มาก

หากองค์กรของคุณใกล้ถึงรอบตรวจ สอบถามขอบเขตการเตรียมงาน ได้ตามช่องทางติดต่อของเรา